KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

 

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan satuan yang terpisah dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif.

 

Kooordinasi berfungsi sebagai pegangan bagi satuan-satuan organisasi

 

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksananaan pekerjaan serta derajat saling ketergantungan antara satuan pelaksana pekerjaan.

Derajat koordinasi tinggi baik digunakan jika :

  1. memerlukan aliran informasi antar satuan pelaksana pekerjaan
  2. pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan
  3. faktor lingkungan yang selalu berubah
  4. adanya saling ketergantungan yang tinggi
  5. adanya penetapan tujuan yang tinggi

 

Tiga bentuk saling ketergantungan antara satuan-satuan organisasi

    1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)

Dalam melaksanakan pekerjaan harian tidak saling tergantung  saling tergantung hanya pada hasil akhir yang memuaskan.

    1. Saling ketergantungan berurutan (sequential interdepence)

Suatu satuan organisasi harus melaksanakan tugas terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja

    1. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependece)

Hubungan yang saling memberi dan menerima

 

Penyebab tidak tercapainya koordinasi efektif :

  1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
  2. Perbedaan dalam orientasi waktu
  3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi
  4. Perbedaan dalam  formalitas struktur

 

Pendekatan yang digunakan dalam pencapaian koordinasi efektif:

  1. Menggunakan Teknik-teknik dasar manajemen dasar

a. Hirarki manajerial,  rantai perintah, aliran informasi  dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas akan menumbuhkan integrasi jika dirumuskan dengan jelas dan dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

b. Aturan dan prosedur keputusan manajerial yang dibuat untuk mengatasi masalah rutin dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan pengawasan rutin

c. Rencana dan penetapan tujuan dimana satuan-satuan organisasi diarahkan ke sasaran yang sama.

  1. Meningkatkan Koordiansi Potensial
  1. Sistem informasi vertical yaitu data disalurkan melalui tingkatan manajemen, komunikasi dapat terjadi didalam atau diluar rantai perintah
    1. Hubungan-hubungan lateral (system informasi horizontal) melalui pemotongan rantai perintah dimana informasi dapat dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana infomasi tersebut diperlukan.

Beberapa macam hubungan lateral :

  1. Kontak langsung antar  individu
    1. Peranan hubungan yang menangani komunikasi antar depatemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
    2. Panitia yang diorganisasikan secara formal dengan pertemuan yang terjadwal dan satuan tugas yang dibentuk untuk menangani masalah khusus
    3. Pengintegrasian peranan bila suatu hal memerlukan tingkat koordinasi tinggi dan perhatian terus menerus dari seseorang.
    4. Peranan penghubung manajerial yang mempunyai kekuasan untuk menyetujui perumusan anggaran oleh satuan–satuan yang diintegrasikan dan diimplementasikan
  2. organisasi matriks
    1. Penciptaan sumber daya tambahan  (penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu kerja, tugas diperingan) yang dapat memberikan kelonggaran bagi satuan kerja sehingga masalah yang timbul berkurang
    2. Penciptaan tugas yang dapat berdiri sendiri mengurangi kebutuhan akan koordiasi dengan merubah karakter satuan-satuan organisasi
    1. Pengurangan Kebutuhan akan koordinasi

 

Penentuan mekanisme koordinasi yang tepat

Pertimbangannya adalah dengan menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi, yaitu berapa banyak informasi dibutuhkan, berapa besar kemampuan pemrosesan informasi.

 

Mekanisme Kompleksitas Biaya Kapasitas pemrosesan informasi

 

  Sederhana Murah Rendah
  1. Aturan & Prosedur
  2. Hirarki manajemen
  3. Rencana & penetapan tujuan
  4. Sistem informasi vertikal atau horizontal
  Kompleks Mahal Tinggi

RENTANG MANAJEMEN /SPAN OF CONTROL / SPAN OF AUTHORITY./ SPAN OF ATTENTION/ SPAN OF SUPERVISION  ATAU RENTANG KENDALI

 

Berkaitan dengan jumlah bawahan yang secara efektif dapat dikendalikan secara efektif atau memberikan laporan oleh / kepada seorang manajer

 

Berapa Rentang Manajemen yang Ideal :

 

Penentuan jumlah yang ideal penting karena

  1. Mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksaaan kerja efektif dari bawahannya
  2. adanya hubungan antara rentang manajemen  diseluruh organisasi dengan struktur organisasi

 

Penentuan besar kecilnya rentang manajemen dipengaruhi

  1. besarnya organisasi
  2. teknologi yang digunakan
  3. spesialisasi
  4. kegiatan-kegiatan rutin
  5. tingkatan manajemen
  6. sifat pekerjaan

 

Pedoman baku jumlah rentang manajemen tidak ada;

  1. menurut Henry Fayol  seorang pengawas produksi dapat mengendalikan 20 sampai 30 karyawan.seorang kepala pengawas 3 sampai 4 pengawas produksi
  2. menurut Graicunnas tidak hanya mempertimbangkan hubungan  satu dengan satu langsung dengan bawahan tetapi juga hubungan dengan kelompok yang lain

 

R  =  n  ( 2 n-1   +   n  – 1 )

3. Lyndall F Urwick paling banyak hanya dapat mengendalikan lima atau enam bawahan.

 

 

Rentang Manajemen dan tingkatan organisasi